Før møtet
Vi erfarer at det første møtet ofte ikke er godt nok forberedt fra verken arbeidsgiverens eller den ansattes side. Det kan resultere i at konfliktnivået blir høyere enn det hadde trengt å være, som påvirker den videre prosessen. Det kan lede til at du påføres en større belastning enn nødvendig, og at arbeidsgiveren din må bruke mer tid, ofte mye mer tid, på saken enn planlagt. Det er derfor i alles interesse å forberede det første møtet godt. Hvis man bruker mer tid her, kan det være mye å vinne videre i prosessen.
Det kan hende du ønsker å ha med deg en jurist på møtet. Noen ønsker det, og det er forståelig. Når formålet er å løse saken så enkelt som mulig, til beste for begge parter, er imidlertid erfaringen vår at en jurist som regel ikke bør være med i de første møtene. Disse møtene handler ofte om å avklare saksforholdet og partenes syn. Dette er som nevnt vanlig personaloppfølging, selv om det kan oppleves vanskelig for den det gjelder. Det er derfor tillitsvalgt som bør delta i disse møtene sammen med deg, dersom du ønsker bistand fra en annen. Juristens rolle er å rådgi den tillitsvalgte i forkant av møtet. Tillitsvalgt rådgir i sin tur deg. Det er du og tillitsvalgt som – eventuelt etter råd fra juristen – tar stilling til om du skal ha med deg den tillitsvalgte i selve møtet.
Når arbeidsgiveren din innkaller deg til et møte, bør du kontakte tillitsvalgt. Uansett om tillitsvalgt skal være med på møtet eller ikke, bør dere snakke sammen på forhånd. Dere bør avklare strategi, roller og møtehåndtering.
Arbeidsgiveren din bør sende deg en innkalling som gir deg nok informasjon til at du får forberedt deg. Du eller tillitsvalgt bør be arbeidsgiver konkretisere dagsorden hvis dette ikke allerede er gjort. Dere bør be om å få oversendt eventuelle dokumenter i saken og få avklart hvem som skal møte fra arbeidsgivers side. I noen tilfeller får likevel ikke du og tillitsvalgt nok informasjon i forkant til at du kan ivareta interessene dine i tilstrekkelig grad. Da kan dere avtale at tillitsvalgt opplyser i starten av møtet at du må komme med synspunktene dine på et senere tidspunkt.
Hvis du ikke forbereder deg godt, kan du lett bli for følelsesmessig preget i møtet, noe som kan være vanskelig å kontrollere. Det kan derfor være klokt å forberede deg ikke bare på hva du har tenkt å si og ikke si, men også på hvordan du skal håndtere å bli følelsesmessig aktivert under møtet. Det er vanlig og forståelig å bli provosert, sint eller lei seg. For mange betyr jobben mye for selvtilliten eller selvfølelsen, og det er lett å undervurdere hvor følelsesmessig preget du kan bli i en slik sammenheng.
Men det er som oftest ikke i din interesse å reagere instinktivt. Selv om det kan være fristende, er ikke et slikt møte en passende arena til å «slå tilbake» mot arbeidsgiveren din og ta opp andre forhold og generelle synspunkter du har om arbeidsgiver eller kollegaer. Du bør derfor forberede deg såpass godt at du klarer å respondere på det som kommer på en rasjonell og nøktern måte, uten å la eventuelle emosjonelle impulser ta overhånd.